Em qualquer tipo de empresa, as operações requerem o controle de produtos em estoque. Isso porque um negócio sem estoque suficiente para abastecer os consumidores pode acabar chegando à falência em um curto período de tempo. Para evitar essa situação ruim, a melhor saída é a automação de estoque.

Como você já deve saber, o controle de estoque é indispensável para o sucesso de uma companhia. Assim sendo, a automação desse processo é um fator que merece total atenção, haja vista que sua qualidade interfere em todas as áreas do negócio.

Mediante um processo de controle automatizado, é possível prever a necessidade de compra de matéria-prima ou de mercadoria para montar um estoque que atenda perfeitamente a demanda de produtos. Quer saber o que é gestão de estoque e como funciona sua automação? Continue acompanhando e boa leitura!

O que é a gestão de estoque?

Podemos começar afirmando que a gestão de estoque trata-se de uma das principais tarefas que precisam ser colocadas em prática em negócios que trabalham com estoques de produtos, sejam eles acabados, matéria-prima ou insumos.

A gestão de estoque representa a capacidade de uma companhia organizar e controlar a quantidade total de cada produto em um determinado momento. Sem contar que ela permite que a organização entenda seu mix de produtos e suas demandas — o que, por sua vez, vai determinar as reais necessidades de compra.

Outro ponto fundamental da gestão de estoque se refere à valoração dos estoques, isto é, quanto o estoque vale para a empresa. Afinal, ter um depósito cheio de produtos não é sinônimo de sucesso comercial, certo? Pelo contrário, isso significa um investimento paralisado.

Assim, a gestão de estoque é, sem dúvida, uma das chaves para o sucesso dos empreendimentos. Ela objetiva assegurar o estoque ideal para a atividade, impedindo que haja falta ou excesso de estoques, e permitir que um produto seja fornecido sempre que um comprador solicitá-lo.

Como funciona a automação de estoque?

Automação de estoque é uma tendência que tem crescido a cada dia entre as empresas. Não é à toa, pois apostar nesse recurso traz diversas vantagens para os negócios, como melhorar a precisão e aumentar a eficiência dos processos.

Investir na gestão automatizada do estoque a partir da adoção de um software de gestão também é um modo de diminuir o retrabalho, integrar todas as áreas da manufatura, ter apoio na tomada de decisões e reduzir custos. Automação de estoque abrange o controle de tarefas de um espaço usado para estocagem de materiais/produtos a partir de um sistema de gestão empresarial.

Assim, a empresa evita retrabalho e erros na contagem de itens, mantendo os dados sempre atualizados em tempo real. Isso é possível porque, com a automação, as informações sobre o estoque podem ser acessadas de qualquer dispositivo — para tanto, basta ter acesso à internet. Na prática, a automação acaba excluindo atividades desenvolvidas manualmente, o que garante maior controle e aumenta a precisão nas informações.

Para automatizar o estoque, é preciso investir em um sistema de gestão que contemple as tarefas direcionadas a essa área (recebimento, movimentação, estocagem, conferência, expedição e emissão de documentos). A fim de começar esse processo de automação de forma eficiente, é necessário seguir algumas etapas, tais como:

  1. fazer o mapeamento dos processos — o que vai ajudar a identificar falhas;
  2. criar ações de melhoria e de correção — que são de grande ajuda para otimizar os métodos de trabalho e minimizar os pontos fracos;
  3. implementar as ações criadas;
  4. fazer uma avaliação dos resultados — se ainda não estiverem satisfatórios, é preciso voltar para os três passos anteriores;
  5. formalizar o novo processo a partir de um documento que especifica o modo adequado de fazer a atividade, bem como os recursos e as ferramentas necessárias e o tempo estimado;
  6. treinar os profissionais para que conheçam o novo método, estando sempre cientes da relevância que essas mudanças vão trazer para a empresa — isso é imprescindível para que o processo funcione de forma correta.

Seguindo esse passo a passo, vai haver uniformidade na execução das rotinas e nos dados que forem inseridos quando o sistema for implantado. Tudo isso torna a operação muito mais eficiente e confiável.

Quais são os benefícios da automação de estoque para as empresas?

Criação de estratégias precisas

O controle automatizado permite criar estratégias comerciais para que as mercadorias que ainda permanecem no estoque sejam vendidas mais rapidamente. Isso pode ser feito a partir de promoções e descontos, por exemplo, renovando a cartela de produtos e aumentando a rotatividade de novidades.

Além disso, ações que asseguram produtos com maior margem de vendas podem ser colocadas em prática a partir de uma análise comparativa das margens de lucro do próprio histórico de vendas e dos produtos.

Atualizações em tempo real

Com a automação, as atualizações referentes ao estoque são realizadas de forma instantânea — tanto para efetuar compras quanto para vendas. Quando o controle é feito manualmente, essa atualização pode ser muito tardia, podendo provocar furos no estoque.

Facilidade no acesso e na análise das informações

Com a automatização de estoque, todos os dados passam a constar no sistema de modo acessível e organizado. Portanto, caso você precise consultar alguma informação, não vai ter que perder seu tempo buscando em uma planilha ou em um caderno.

Os dados são arquivados em um software de gestão, ficando disponíveis para que você possa acessá-los sempre que for necessário. Dessa maneira, as informações são encontradas com rapidez, e você não corre o risco de perdê-las por armazená-las de forma inadequada, nem de repassar dados equivocados à sua equipe devido a uma informação desatualizada.

Quanto à análise dos dados, ela pode ser feita por meio de relatórios que apresentam a movimentação dos produtos no estoque. Assim, as tomadas de decisão vão ser sempre baseadas em dados concretos e não em previsões.

Ganho de produtividade

Uma das vantagens mais significativas da automatização é o aumento da produtividade. Nem sempre um trabalho vai ser realizado por uma pessoa com a mesma qualidade, no entanto um sistema de software pode fazer as tarefas mecânicas com a mesma precisão.

Assim, você e toda a equipe ganham tempo para se dedicar às atividades que realmente demandam atenção pessoal, como processos que não podem ser automatizados e o atendimento ao cliente.

Melhor controle

Com a automatização, você pode ter um controle mais preciso das entradas e das saídas do estoque, assegurando a possibilidade de acompanhamento de todos os itens e de todas as suas demandas. Com isso, consegue evitar que determinados produtos fiquem em falta — especialmente aqueles que apresentam bastante saídas — e, é claro, o desperdício.

Com uma menor quantidade de erros humanos e com a redução do retrabalho, aumenta-se a eficiência e a produtividade. Logo, gestores e colaboradores podem investir mais tempo na criação de diferenciais competitivos e de inovações.

Por fim, é importante mencionar que a automatização da gestão de estoque vai permitir que ele cresça junto com o negócio. Ou seja, se sua empresa estiver em expansão, você não vai ter que se preocupar em adaptar o estoque a ela no futuro. Então, sem dúvidas, a automação de estoque traz inúmeras vantagens para as empresas.

Gostou do texto e quer continuar acompanhando nossas atualizações? Aproveite para seguir nossa página no LinkedIn e fique por dentro de tudo por lá!