A tecnologia proporcionou diversos avanços e aumentou a praticidade para várias empresas ao longo do tempo. Tarefas que antes exigiam várias horas de trabalho, grandes equipes e esquemas complexos agora podem ser executadas em pouco tempo. Para alcançar esses resultados, é importante investir na melhor gestão de projetos de TI para seu negócio.

Não há como garantir que será fácil gerenciar esses projetos e assegurar o melhor desempenho sempre. Mesmo os profissionais mais experientes enfrentam diversas dificuldades nesse trajeto, mas já aprenderam como superá-las ou ao menos contorná-las. Se você tiver acesso a algumas informações e disposição para aprender, certamente poderá superá-las também.

Para ajudar com seu preparo, separamos aqui os maiores desafios da gestão de projetos de TI e como você pode solucioná-los rapidamente. Acompanhe!

O que é gestão de projetos de TI?

Trata-se de um esforço coordenado entre pessoas, ferramentas, processos de negócios e recursos financeiros para produzir um serviço, itens ou resultados exclusivos. No caso da gestão de projetos TI, existe a peculiaridade de criar, melhorar e adaptar produtos ou artefatos com tecnologia agregada. O intuito é conseguir se adequar às demandas do mercado de uma maneira controlada, rastreável e inovadora.

Os projetos de TI podem envolver custos consideráveis e conhecimentos técnicos mais especializados. Conhecer um pouco mais sobre outsourcing de processos e Robotic Process Automation (RPA) é uma estratégia interessante. A indústria 4.0 já é uma realidade que provocou mudanças nos negócios. Isso reforça a necessidade de uma gestão de TI alinhada aos objetivos da administração e dos consumidores.

A evolução das redes sociais, VoIP e aplicativos de mensagens instantâneas viabilizou a criação de equipes remotas para executar os projetos de TI. Assim, consegue-se reduzir custos com a locação de espaços fixos, água e energia elétrica. Ficar de olho nessas novas tendências pode gerar insights sobre nichos e demandas reprimidas no mercado.

Enfim, você pode perceber que a gestão de projetos de TI é uma ciência complexa que vai muito além de coordenar ferramentas e equipes de tecnologia. Vamos agora aos principais desafios dessa área.

1. Alinhe a estrutura do setor às demandas da empresa

Um dos primeiros problemas que qualquer negócio enfrenta ao tentar implementar um projeto de TI é o seu alinhamento aos objetivos empresariais. A menos que a tecnologia seja o core business, muitos donos de empresas não sabem exatamente como lidar com esses recursos ou utilizá-los para melhorar o rendimento do negócio.

Para evitar isso, é importante que a área de TI esteja bem próxima da alta gestão durante o planejamento e a implementação dos projetos. Dessa forma, todo o investimento realizado pode ser planejado com o benefício da empresa em mente, evitando desperdícios e maximizando a rentabilidade.

Uma boa governança de TI é aquela que remove barreiras entre as áreas e permite uma comunicação mais fluida entre as partes interessadas. Trata-se de uma direcionadora da gestão das demandas dos técnicos de suporte, desenvolvedores, analistas de rede.

2. Integre os diferentes sistemas da sua empresa

Com o tempo, a quantidade de tecnologias dentro de uma empresa se torna muito grande para que elas sejam administradas separadamente. Além disso, muitas tarefas dependem da interação entre dois ou mais desses sistemas. Se eles não tiverem uma comunicação eficiente entre si, o processo pode se tornar bem mais lento e caro para seu negócio.

A melhor forma de evitar isso é fazendo um planejamento adequado. Ao adotar qualquer nova tecnologia, você e sua e equipe devem pensar em como ela afeta a estrutura já estabelecida da empresa e quais alterações precisam ser feitas para que tudo se encaixe.

Por meio de um plano de TI, consegue-se vislumbrar quais áreas serão afetadas direta ou indiretamente por um sistema de informações. Esse esforço inicial pode evitar investimentos desnecessários e gerar mais tempo livre para as demandas mais críticas e prioritárias. Nesse contexto, conhecer um pouco mais sobre as potencialidades da RPA pode ser uma alternativa interessante.

3. Acompanhe a evolução da tecnologia

A gestão de projetos de TI não envolve apenas seus sistemas atuais. Deve-se levar em conta a grande quantidade de inovações que surgem todos os dias na indústria tecnológica. Estar desatualizado pode levar a uma perda de produtividade em comparação à concorrência.

Manter-se atualizado não é uma tarefa difícil, graças às ferramentas de comunicação e à internet. Porém, ainda é importante fazer um esforço ativo para buscar essas novidades. Caso alguma delas se encaixe no que sua empresa precisa, estude a possibilidade de adotá-la.

Muitas das ideias inovadoras nascem justamente por explorar áreas e nichos diferentes do ramo de atuação da sua empresa. Essa mente aberta favorece o surgimento de insights entre as partes interessadas do projeto e melhora o engajamento das equipes. Os padrões da tecnologia mudam a todo instante e isso reforça a necessidade da atualização contínua.

4. Estabeleça métricas

Uma das máximas da gestão de projetos é que “você não pode melhorar o que não pode medir”. É por isso que tantos gestores investem pesado em ferramentas que captam e registram métricas em tempo real na empresa.

Quase tudo pode ser medido graças à tecnologia, mas apenas uma parte dessas métricas é realmente útil para sua empresa — os chamados Indicadores de Performance. Definir quais são os seus é um passo fundamental para melhorar sua gestão em TI.

Os indicadores de TI traduzem em números a efetividade e a eficiência do trabalho das equipes. Trata-se de um balizador das possíveis melhorias e ajustes internos. Com isso, o papel das Centrais de Serviços de TI e dos Escritórios de Projetos ganha mais relevância para o alcance dos objetivos estratégicos da alta administração.

5. Aprenda a lidar com a segurança de dados

Estamos na Era da Informação e os dados representam um ativo crítico para qualquer negócio. Aprender a lidar com a segurança dos dados é uma demanda constante nos projetos de TI.

Contar com a ajuda de especialistas em computação em nuvem pode ajudar no armazenamento e na sincronização das informações da sua empresa. Esse esforço contribui para que as rotinas e operações das equipes de TI consigam fazer frente aos eventuais imprevistos e contingências.

A segurança da informação é uma demanda que requer a colaboração de todos em uma empresa. Essa atividade envolve dados e ativos críticos e isso reforça a necessidade de maior engajamento entre os gestores dos projetos de TI e as partes interessadas. Com isso, uma comunicação transparente e aberta se torna cada vez mais essencial.

6. Enfrente as informações desatualizadas

O volume crescente de dados que trafegam pelas redes faz com que muitas informações se desatualizem rapidamente. Com isso, a necessidade de processos bem definidos se mostra cada vez mais relevante.

Para fazer frente a esse problema, é preciso engajar as equipes dos projetos de TI e os usuários com demanda de manter os dados sempre atualizados e sincronizados na nuvem. Esse cuidado para assegurar as informações corretas pode reduzir os custos das atividades da sua empresa. Assim, consegue-se apoiar efetivamente as tomadas de decisões estratégicas.

Informações desatualizadas podem gerar decisões erradas e perda de lucratividade já no curto prazo. O gestor de projetos de TI precisa conhecer bem as áreas envolvidas e entender quais tarefas exigem mais trocas de informações entre as equipes. Esse esforço pode evitar muitos retrabalhos e desgastes internos.

7. Mantenha os setores organizados

Muitas vezes, os projetos de TI enfrentam demandas críticas e de alta complexidade técnica. Esse desafio requer o envolvimento tanto das áreas mais estratégicas quanto do pessoal técnico e operacional. Logo, manter os setores organizados pode facilitar bastante as atividades dos gestores.

Essa padronização das comunicações, tarefas e procedimentos gera maturidade organizacional. Com isso, consegue-se encorajar uma automação de processos sem incorrer em riscos e custos desnecessários.

Rotinas padronizadas e clareza de atribuições fazem com que as equipes entendam de verdade qual é a sua contribuição para o sucesso de um projeto de TI. Essa visualização do propósito encoraja colaboradores com mais autonomia e vontade genuína de contribuir para o alcance dos objetivos das partes interessadas e patrocinadores.

8. Aprenda com os erros

Registrar as lições aprendidas é uma tarefa muitas vezes negligenciada pelos gestores de projetos de TI. O problema disso é que se perde a chance de identificar a causa de muitos problemas e, assim, evitá-los.

A inteligência operacional consiste em encontrar os pontos de fragilidades e unir esforços para melhorá-los com o tempo. Com isso, cria-se uma cultura de melhorias contínuas. Vale sempre lembrar que os erros são indícios de falhas nos processos ou inconsistências nas trocas de informações.

Esses ajustes de rotas podem evitar muitos incidentes técnicos e até mesmo danos à imagem da empresa. Por isso, uma boa gestão de projetos de TI deve contar com fontes de dados estáveis, consistentes e organizadas. Trata-se de um esforço para evitar estouros de prazos e orçamentos.

Muito bem, esses são os principais desafios da gestão de projetos de TI. Você pode perceber que não é uma demanda trivial e os resultados dependem de uma boa comunicação entre as áreas e partes interessadas. Isso reforça a importância da opinião e da experiência de especialistas.

Com essas dicas, você já pode fazer uma gestão de projetos de TI mais eficaz e com menos riscos. Trata-se de um diferencial competitivo para as empresas que querem se destacar no mercado cada vez mais inovador e disruptivo.

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